Como todos já sabem, organização e produtividade é o sobrenome da AchieveMore. Conheça a técnica Kanban, vamos falar de um método importante para organizar tarefas e te ajudar a ser mais produtivo. Mas antes de falarmos como ele funciona e como pode ser aplicado no nosso cotidiano vamos entender um pouco da história de como surgiu essa técnica.
Conhecendo a história da técnica Kanban!
A técnica Kanban foi criada por Taiichi Ohno em 1953 para fazer parte do sistema de produção da Toyota. A palavra Kanban vem do japonês que significa, cartão ou quadro de sinais, e ficou conhecida por ser uma metodologia de gestão visual, onde os cartões tem a função de organizar e facilitar a organização das tarefas pendentes entregues e que estão em andamento.
Conheça a técnica Kanban hoje é mais conhecida como: “just in time”, pois após a sua origem em fábricas a técnica Kankan foi aderida por desenvolvedores de softwares. Uma vez que o desenvolvimento de software é algo muito dinâmico, pois exige mudanças, ajustes constantes e muitas vezes têm mais de um envolvido no desenvolvimento, esta técnica serve para guiar tanto o desenvolvedor responsável quanto os demais envolvidos no processo.
Porém não pense que a técnica Kanban serve somente para estes segmentos, na verdade se bem aplicada ela pode funcionar não só para o dia-a-dia do trabalho, mas também para o cotidiano pessoal. Conheça a técnica Kanban!
Tipos de Kanban mais conhecidos:
Com o passar do tempo, as áreas foram aderindo esta ferramenta e adaptando as necessidades. A seguir separamos para você alguns dos mais conhecidos:
- Kanban de Produção
- Kanban de Requisição
- Kanban de Estoque
- Kanban de Movimentação
Além desses existem muitos outros tipos de Kanban, aqui na AchieveMore aplicamos essa metodologia e adaptamos nossos quadros conforme a necessidade de cada área da empresa.
Quais são os benefícios do Kanban?
Este é um método fácil de ser implementado até mesmo em empresas que nunca utilizaram algum sistema de organização e controle. Além do Kanban ajudar a visualizar todas as movimentações e etapas do processo, ele também ajuda a aumentar a autonomia da equipe nos processos.
Outro ponto benéfico é que o Kanban promove o trabalho em equipe já que todo o time precisará trabalhar de acordo com o que está no quadro. Pelo fato de todos estarem caminhando em uma só direção, o Kanban quando seguido corretamente acaba ajudando a reduzir o tempo dos ciclos das atividades o que favorece muito na velocidade das entregas.
Como implantar a técnica Kanban?
Para implantar a técnica Kanban em uma empresa é necessário passar por alguns passos, como a seguir:
1- Mapeie todos os processos.
O primeiro passo é mapear os processos, ou seja, identifique cada tarefa do processo assim você conseguirá posicionar cada coluna do seu kanban adequadamente.
2 – Priorize e padronize as etapas.
Neste passo é necessário você definir quais serão os padrões de cores, nomes, itens e ordem das informações. Desta forma sua equipe conseguirá definir quais são os níveis de prioridade e quem será o responsável por cada tarefa.
3 – Alinhe com a equipe.
Com o método Kanban definido, chegou a hora de apresentar para a equipe, eles mais do que ninguém precisam conhecer a fundo esta técnica para poder tirar as dúvidas e até mesmo apontar aquilo que pode não funcionar.
4 – Faça melhorias continuamente
Após implementado, siga observando se está funcionando corretamente dentro da empresa e se as equipes encontraram algum tipo de dificuldade.
Kanban na prática
Com o crescimento da tecnologia e a quantidade de novos aplicativos, softwares e ferramentas que vem aparecendo, ficou muito mais fácil colocar a técnica Kanban na prática.
Um exemplo de ferramenta muito útil é o ,Trello, essa é uma ferramenta desenvolvida baseado na técnica Kanban, pois nela você pode criar e acompanhar diversos quadros de acordo com a necessidade da sua equipe.
Na técnica mais comum do Kanban temos os seguintes quadros:
Backlog: Nessa lista você colocará os cards das atividades que estão pendentes e que precisam ser trabalhadas em algum momento. É como se fosse uma lista de lembretes de coisas que precisamos fazer no futuro.
A fazer: Quando o card está nesta lista quer dizer que você pretende ou deve pegar a tarefa em breve. É como se fosse uma lista de tarefas que precisam ser cumpridas, já possuem um prazo pré-determinado e estão no planejamento do mês, da semana, do dia e etc.
Fazendo: O card quando chega nessa lista representa as tarefas que estão em andamento. É como se fosse um lembrete de que você precisa dar continuidade naquele projeto, ou seja, um guia do que está sendo feito no momento.
Revisão/Teste: Depois de feito, a tarefa é levada para a lista de revisão. Assim você se lembrará de que a tarefa foi concluída, mas mesmo assim precisa ser revisada ou testada.
Feito: Finalmente o quadro mais esperado, nada é mais satisfatório do que olhar a lista de tarefas concluídas e conferir tudo o que foi planejado, foi realizado. E além disso, as tarefas podem ser revisitadas quando necessário.
