5 passos para você otimizar processos na sua empresa. Dentro de uma empresa otimizar processos é um recurso muito importante para garantir agilidade e excelência nos processos que acontecem no dia a dia da sua empresa. O propósito da otimização de processos dentro de uma empresa é principalmente para redução de erros.
Quando falamos de otimização de processos é importante responder as seguintes informações:
- Quais são os processos da empresa?
- Quais processos precisam de otimização?
- Quais são os processos que devem ser eliminados?
- Será necessário implementar alguma ferramenta ou tecnologia para otimização de determinado processo?
- Como acompanhar e mapear o desempenho de cada pessoa dentro de determinado processo?
São muitas questões a serem respondidas né? Por isso para te ajudar, nós da AchieveMore listamos aqui para você 5 passos para você otimizar processos na sua empresa. Confira a seguir:
1 – Mapeie todos os processos e informações:
Antes de tudo você deve reunir todas as informações referente a sua empresa e mapear como funcionam os processos dentro dela. Depois de tudo mapeado, agora é a hora de analisar e entender cada processo de forma individual, pois desta forma ficará mais fácil de identificar os gargalos de cada um dos processos.
Para esta etapa de análise para identificação de gargalos, é importante durante a etapa você entender e responder às seguintes questões:
- Qual é a importância e objetivo deste processo?
- Desenhe todo o fluxo da execução dele.
- Quem são as pessoas e setores envolvidos?
Depois de entender estas questões, observe qual é o nível de interações dos processos entre si, entenda onde são os pontos que eles interagem e qual é o grau de impacto caso algum processo seja modificado ou eliminado.
2 – Levantamento de dados
Após a etapa de mapeamento, chegou a hora de coletar os dados e indicadores de todas as etapas do processo. Estes dados são todos aqueles que apresente informações que demonstrem os resultados e performance dos colaboradores, esses dados podem ser: Relatório de vendas, relatório de custo da produção, satisfação do cliente, entre outros.
Estas informações vão te ajudar a identificar onde a empresa tem maior perda e maior ganho de produtividade.
3 – Identificação e análise de dados
Agora que você tem tudo mapeado e todos os dados levantados, chegou a hora de você fazer uma análise crítica sobre cada etapa do processo, com o intuito de identificar as falhas e melhorias dos processos, por exemplo você consegue identificar se está ocorrendo algum desperdício de tempo, insumos, mão de obra entre outros.
4 – Plano de ação
Já que agora você tem todas as informações que precisa é já identificou quais são as entraves do processo, chegou a hora de criar um plano de ação, para esta etapa seria importante você envolver as pessoas que atuam nas áreas envolvidas, pelo fato delas viverem e executarem todo o processo diariamente, elas podem te dar alguns insights relevantes.
Para criar o plano de ação e aproveitar o envolvimento dos responsáveis de cada área, leve em consideração as seguintes questões:
- Todos os recursos disponíveis estão sendo utilizados?
- Todos os envolvidos estão performando bem?
- Tem alguma etapa desnecessária no processo?
- Existem tecnologias no mercado disponíveis para facilitar o processo?
5 – Implementação e acompanhamento
Feito seu plano de ação e a construção das novas etapas dos processos, chegou a hora de implementar e treinar todos as profissionais envolvidos.
Geralmente esta é a etapa que demanda mais atenção e tempo, pois ela vai desde o treinamento, acompanhamento, execução até o ajuste do novo modelo de processos.
Depois que sua equipe está treinada e já conhece como será o novo processo, acompanhe a execução o desempenho e resultado deles por alguns dias ou até mesmo semanas, tudo depende do nível de complexidade e período que leva o ciclo total do processo, neste período você poderá realizar alguns ajustes e melhorias de acordo com o feedback dos envolvidos, quando chegar em um modelo de otimização de processos que funcione para todos de sua equipe, crie um manual para que futuramente possa ser consultado por novas pessoas que chegarem em sua empresa.
Saiba conforme o tempo passar, a tecnologia muda, e as necessidades das pessoas também mudam, os processos da sua empresa também precisarão ser ajustados. Esteja aberto a conhecer novas metodologias e ferramentas de tecnologia que possam te ajudar na melhoria dos processos da sua empresa.
